Samarbetet med Fair har gett vägtullsbolaget Vegfinans ännu bättre kontroll över fakturautskicken och tillgång till nya och kostnadseffektiva digitala distributionskanaler.

– Det kan potentiellt bidra till att korta ned återbetalningsperioden för bomstationer, säger avdelningschefen Birgitte Johansen.

Efter en offentlig upphandling valde vägtullsbolaget Vegfinans i augusti 2020 att inleda ett samarbete med Fair kring fakturadistribution.

I sin utvärdering lade Vegfinans bland annat vikt vid att Fair erbjöd lägst pris av alla leverantörer, att de har god kännedom om vägtullsbranschen och att de utvecklat en modern distributionsplattform som är flexibel, stabil och enkel att ta i bruk.

Fair föreslog dessutom en mycket bra tidsplan som matchade Vegfinans önskan om att komma i gång med produktionen kort tid efter kontraktssignering.

– Tidsplanen Fair gav oss var så pass kort att vi, trots deras erfarenhet och kompetens, var spända på om den faktiskt var genomförbar. Men de levererade det de lovade, och vi var i drift redan en vecka före tidsfristen, säger Birgitte Johansen, avdelningschef för Vegfinans kundcenter.

Första distributionsrundan genomfördes i september, endast en månad efter att samarbetsavtalet ingåtts.

På bollen direkt

Vegfinans är en regional vägtullskoncern på Østlandet och ägs av fylkeskommunerna Viken, Innlandet samt Vestfold och Telemark. Med stöd i sitt samhällsuppdrag – samt visionen att bli ledande i Norge inom vägtullsförvaltning – arbetar bolaget för att effektivisera de administrativa uppgifterna, och kostnaderna, kopplade till förvaltning av vägtullsprojekt. Därför var modernisering och digitalisering av distributionen en viktig aspekt när bolaget sökte en ny leverantör av fakturatjänster.

– Nu när vi fått in Fair som leverantör märker vi stor skillnad mellan ett bolag som är helt digitalt och ett traditionellt analogt bolag som tvingats ställa om. Fair har mycket hög kompetens inom det digitala, och vi ser fördelarna i form av de lösningar de erbjuder och deras förmåga att snabbt ställa om, säger Johansen.

Hon lyfter särskilt fram Fairs utvecklingsteam i Lettland, som hon upplever som mycket professionellt och kompetent.

– Om vi har frågor eller utmaningar är utvecklingsteamet på bollen direkt. De förstår våra önskemål och behov, löser problemen effektivt och levererar snabbt. Det verkar som att de har en mycket god struktur i det de gör, och de är duktiga på att följa upp om vi har missat något.

Digitala utskick ger mer pengar till väg

Med Fairs system har Vegfinans fått betydligt större möjligheter när det gäller fakturautskick. Digitala utskick erbjuder större flexibilitet och gör att kunderna nu kan ta emot fakturor i fler kanaler än tidigare.

– Pappersfaktura är fortfarande det dyraste du kan skicka, och att vi kunnat gå över till så många digitala utskick gör att vi sparar väldigt mycket pengar, berättar Johansen och förtydligar att detta även kommer kunderna till godo:

– Distribution utgör en betydande del av våra driftkostnader. Ju mindre vi lägger på fakturadistribution, desto mer kan vi lägga på vägarna. Det kan potentiellt bidra till att korta ned återbetalningstiden för bomstationer, något som utan tvekan är positivt för våra kunder.

Har förenklat kundcentrets arbetsdag

Även Vegfinans kundhandläggare har fått uppleva fördelarna med Fairs hel-digitala angreppssätt till fakturadistribution.

– Portalen som Fair erbjuder är mycket användarvänlig och har gett vårt kundcenter tillgång till betydligt mer information om våra fakturautskick. Det gör att vi kan hjälpa våra kunder enklare och bättre än tidigare, säger Johansen.

Exempelvis kan kundhandläggarna nu hjälpa kunder att ändra eller avsluta e-faktura-avtal, något som tidigare inte var möjligt. Dessutom har de större kontroll över när fakturor skickas och full översikt över utskick i de olika kanalerna.

– Den här portalen har förenklat kundcentrets arbetsdag, gett oss bättre överblick och kontroll och gjort att våra kunder snabbare får rätt hjälp, sammanfattar avdelningschefen.

Ser fram emot att utforska nya möjligheter

Fyra månader efter start har Johansen en mycket positiv uppfattning om samarbetet mellan Vegfinans och Fair.

– De ställer upp och är väldigt bra att samarbeta med på alla nivåer. Även när vi har frågor som nog egentligen hör till inkasso snarare än fakturadistribution är Fair alltid hjälpsamma och tillmötesgående, kommenterar Johansen.

Nu ser hon fram emot att utforska nya möjligheter i takt med att relationen utvecklas.

– Hittills har vi fokuserat på att komma i gång med standardproduktion, men i Fairs anbud fanns också möjligheter att testa nya saker. Det blir spännande att se vilka framtida projekt som väntar och vad vi kan åstadkomma tillsammans, säger hon.

Viktigt med kunder som ställer höga krav

– När vi gick in i upphandlingen visste vi att Vegfinans är ett bolag som ställer höga krav på sina leverantörer. För att vinna var vi tvungna att göra det vi kan bäst: leverera en lösning – och teknik – som förenklar och kostnadseffektiviserar både kundens arbetsdag och betalarnas kundresa, säger Rune Heimstad, CEO på Fair Group.

Viktigt med kunder som ställer höga krav

– När vi gick in i upphandlingen visste vi att Vegfinans är ett bolag som ställer höga krav på sina leverantörer. För att vinna var vi tvungna att göra det vi kan bäst: leverera en lösning – och teknik – som förenklar och kostnadseffektiviserar både kundens arbetsdag och betalarnas kundresa, säger Rune Heimstad, CEO på Fair Group.

Han understryker att det är viktigt för både Fair och deras kunder att vara bäst på kvalitet – inte bara i det dagliga och operativa, utan också när det gäller teknik.

– Då är det helt avgörande att ha kunder som Vegfinans med på laget; som hela tiden ställer krav, pushar oss och påminner oss om varför vi vann upphandlingen. Vi på Fair uppskattar verkligen det förtroende Vegfinans har gett oss, och vi ska se till att vi tillsammans fortsätter vara bäst på kvalitet även framöver, avslutar Heimstad.