När NHC Services bestämde sig för att hitta en ny inkassopartner ville de ha en aktör med bra tekniska lösningar och ett rättvist förhållningssätt till sena betalare.

Varje dag hittar över 5 000 barn vägen till en Norlandia- eller Kidsa-förskola, och varje månad skickas ett motsvarande antal fakturor ut. Faktureringen sköts av NHC Services AS, NHC:s interna redovisningskontor.

På grund av den stora volymen fakturautskick har NHC Services länge lagt ut arbetet med inkasso på externa aktörer.

– Vi har använt extern aktör för indrivning i många år, men varit halvnöjda med samarbetet. Vi saknade bra integrationer och det blev mycket manuell hantering från båda sidor. Med många tusen fakturor som går genom systemet varje månad blev uppföljningen alltför tidskrävande. Det blev lite för många ärenden och lite för många felanmälningar både från bolaget och från föräldrarna, förklarar chefen Elisabeth Dragseth på NHC Services.

– De hade lite tur med tajmingen

När Dragseth kontaktades av en av Fair Collections konsulter i början av 2021 var hon därför öppen för att lyssna på förslag.

– Vi letade inte aktivt efter att byta, men vi var lite missnöjda med det vi hade. Så när Fair hörde av sig hade de lite tur med tajmingen, kommenterar hon.

Initiativet från Fair övertygade Dragseth och hennes kollegor om att det var dags att byta inkassopartner. Däremot var det inte självklart att den nya partnern skulle vara just Fair.

– När vi bestämde oss för att byta startade vi en process där vi pratade med flera olika aktörer på marknaden för att höra vad de kunde erbjuda. Till slut landade vi på Fair, berättar hon.

Två faktorer var särskilt avgörande

Dragseth hänvisar till två huvudskäl som var avgörande för att NHC Services valde att inleda ett samarbete med Fair.

– För det första tror vi starkt på den profil de står för. Fair lägger sig på en lägre kostnadsnivå gentemot dem som är skyldiga pengar än andra aktörer och verkar fokusera på att få ned antalet inkassoärenden i stället för att skicka kunder till inkasso så snabbt som möjligt. Våra kunder är föräldrar med barn i förskolan, och därför vill vi möta dem på ett annat sätt än typiska företag som säljer konsumtionsvaror. Det är viktigt för oss att de får hjälp att betala, i stället för att bygga upp tung skuld, utvecklar hon.

En annan viktig faktor för NHC Services val var Fairs satsning på teknik och digital utveckling.

– Fair verkar ligga långt framme med sina lösningar och integrationer, och intrycket efter processen med att välja partner är att deras system står sig väl mot de största aktörerna i branschen.

– Snabba på att hitta bra lösningar

Samarbetet mellan NHC Services och Fair är fortfarande nytt. Ändå är hon mycket nöjd så här långt – med Fairs integration i bolagets Visma Business-system och användarvänligheten i den nya användarportalen.

– Uppstarten har fungerat väldigt bra. Några ”hiccups” och tekniska utmaningar har det naturligtvis varit i början, men det har vi förståelse för. Vi upplever att Fair hanterar dessa utmaningar på ett bra sätt. Deras utvecklare är väldigt nära processen och är snabba på att hitta bra lösningar om de upptäcker problem.

En av utmaningarna som Fairs utvecklare har fått hantera är strukturen i förskolorna. Verksamhetschefen i var och en av de cirka 90 förskolorna ska ha överblick över egna fakturautskick, vilket betyder ett stort antal användare och segmenteringar på ett och samma konto.

– Det innebar några nya utmaningar för oss, men våra utvecklare kastade sig över det och hittade bra lösningar i systemet, berättar CDO Marius Gylseth på Fair och tillägger:

– Samarbetet med NHC Services nu i uppstartsfasen har varit väldigt bra, och det är kul att bli utmanad med nya frågeställningar som vi måste lösa. Inte minst är det fint att se att vi kan leverera krav och önskemål kring funktionalitet löpande. Det visar att utvecklingen av vårt system har gjorts rätt från början.

Förväntar fortsatt gott samarbete

Nu räknar NHC Services och chefen Elisabeth Dragseth med att det goda samarbetet fortsätter framöver – både kring inkasso och så småningom även fakturautskick – och att Fairs arbetssätt kommer att ge positiv effekt på betalningar och fordringar.

– Jag förväntar mig att vår fordringsmassa går ned och att våra avsättningar för förluster kan sänkas. Om ett år räknar jag med att ännu fler föräldrar betalar och att färre ärenden går till inkasso, avslutar hon.