DFØ skickade tidigare ut över 200 000 pappersfakturor varje år och saknade en digital lösning för privatkunder. Efter att ha inlett ett samarbete med Fair har direktoratet fått tillgång till flera nya kanaler för fakturautskick – och den digitala andelen har skjutit i höjden.

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) levererar löne- och redovisningstjänster till över 90 procent av statsförvaltningen. Som statens fackorgan för ekonomistyrning arbetar direktoratet med omkring 170 kunder och fungerar mer som ett delat servicecenter än som en renodlad tjänsteleverantör.

Årligen skickar de ut mellan 250 000 och 300 000 fakturor – till både kommunal sektor och näringslivet, till statliga företag och privatkunder.

År 2021 gick DFØ ut med en offentlig upphandling för att hitta en ny samarbetspartner för fakturadistribution. Huvudskälet var en stark önskan att öka den digitala faktureringsgraden.

– Vi såg att vi hade en alltför hög pappersvolym. Omkring 20 procent av fakturorna skickades via EHF, men detta gäller endast företag. Vi hade ingen digital lösning för privatpersoner och andelen pappersfakturor på över 80 procent var för hög. Vi såg ett tydligt behov av att få med kanaler som e-post, eFaktura och Digipost, förklarar divisionsdirektör Gøril Aune vid DFØ:s redovisningsdivision.

– Fair hade det bästa anbudet

Förutom önskan om en helt digital lösning som skulle öka andelen digitala utskick var det viktigt för DFØ att hitta en lösning baserad på etablerade standarder, så att de kunde skicka data i standardformat.

Efter att ha gått igenom alla svar i upphandlingen beslutade direktoratet att anlita Fair som ny samarbetspartner för fakturautskick.

– Fair hade det bästa anbudet och den bästa kombinationen av funktionalitet och pris. De fick också mycket höga poäng på våra tekniska krav och hade sammantaget den bästa tekniska lösningen, förklarar Aune.

– Dessutom fick vi ett mycket gott första intryck av dem. Det rådde aldrig något tvivel om att det var skickliga fackpersoner som svarade på uppdraget – inte bara en säljare eller liknande. Det gjorde oss trygga med deras kompetens och med dem som potentiell leverantör.

– Mycket hjälpsamma och lösningsorienterade

Ett och ett halvt år in i samarbetet beskriver divisionsdirektören Fair som en solid tjänsteleverantör och en mycket bra professionell sparringpartner.

– De har levererat allt vi bett om. Det uppstår sällan felsituationer på grund av Fair, och de få gånger det har blivit fel har de varit mycket hjälpsamma och proaktiva för att hjälpa oss. De svarar snabbt när vi undrar över något och är duktiga på att tänka ut nya lösningar, säger hon.

Hon upplever också Fairs system som mycket smidigt och användarvänligt.

– Vi kan gå in i portalen och se vilka kanaler en faktura har skickats i. Det ger oss bra överblick, vi kan enkelt söka fram det vi behöver och har även inläsning mot vårt system. Där får vi kvitteringsfiler och statistik, vilket gör det lätt för oss att följa upp. Det har varit en stor förbättring för oss, förklarar Aune.

Kunderna betalar snabbare

Hittills har samarbetet levererat flera goda och mätbara resultat. Samtliga kunder som direktoratet har lagt över på Fairs lösning har upplevt ökad digitalisering, och utfallet har varit ännu bättre än förväntat.

– Vi har omkring 20 på lösningen i dag, men utrullningen pågår löpande. Vi vill att alla våra kunder som har utgående fakturor på sikt ska över till Fairs lösning, eftersom vi ser att den är bättre än det vi kunnat erbjuda tidigare. Statens mål är så långt som möjligt digital distribution, då detta är mer effektivt, kostnadsbesparande och bättre för miljön, säger Aune.

– Jag får återkoppling från våra kunder om att det blir färre påminnelser nu. Deras kunder får fakturorna snabbare, de betalar snabbare och det är enklare att betala kraven. Vi vet att dessa kunder tidigare har efterfrågat möjligheter till eFaktura och Vipps-betalning, och den nya lösningen upplevs som en förbättring över hela linjen.

Hon tillägger att utfallet i stor utsträckning avgörs av arbetet med kunddatan. Ju mer de arbetar med datan, desto bättre blir resultaten.

Domstolarna gick från 15 till 80 procent digital andel

– Vi hade ett mycket bra kundcase tidigt. Norges domstolar var en pilotkund i projektet. De hade en pappersandel på hela 85 procent och en digital andel på endast 15 procent. Efter att de gick över till Fairs lösning har detta vänt, och de har i dag en digital andel på hela 80 procent, berättar Aune.

Samtidigt som domstolarnas ökning skedde gradvis under fyra månader har hon också sett exempel där helomvändningen skett nästan omedelbart. Hon nämner bland annat en kund som gick från blygsamma 4 procent digital andel före skiftet till hela 87 procent kort därefter.

– Det enda som varit negativt för oss hittills är att vi inte haft resurser att få över ännu fler på lösningen än. Men det ligger ju på oss, understryker divisionsdirektören.

Vinn–vinn-samarbete

Aune tror att även Fair har fått mycket ut av att samarbeta med DFØ det senaste ett och ett halvt året.

– Genom detta avtal får Fair bättre insikt i offentlig sektor och offentliga behov. Vi driver på för marknadsstandarder och tänker generellt mycket standardiserat. Det finns vissa krav från kunder som måste beaktas eftersom man är en offentlig myndighet, och detta är något Fair har fått anpassa sig till, förklarar hon.

– Vi är också den största tjänsteleverantören inom offentlig sektor och är bland annat förvaltare av EHF-standarden i Norge. De krav vi ställer gäller med andra ord för en mycket stor andel verksamheter i Norge, och vi har en stor kundportfölj som vi tar med oss in i samarbetet, tillägger hon.

– Dessutom fick vi ett mycket gott första intryck av dem. Det rådde aldrig något tvivel om att det var skickliga fackpersoner som svarade på uppdraget – inte bara en säljare eller liknande. Det gjorde oss trygga med deras kompetens och med dem som en potentiell leverantör.