För ett företag som inte väljer sina kunder själv är det helt avgörande att ha ett välfungerande system för utskick av fakturor och indrivning av obetalda krav. Sedan 2019 har BPS Nord samarbetat med Fair för att säkerställa att bilister i norr gör rätt för sig när de passerar bomstationer.

Varje gång en bil utan giltig bombricka passerar en bomstation i Nordland eller Troms och Finnmark är det BPS Nords uppdrag att skicka faktura för passagen.

– För oss är det viktigaste att faktureringen är kostnadseffektiv och att vi når ut till kunderna på ett bra sätt. Vi vill möta kunderna på de plattformar där de befinner sig. Därför måste vi ha en samarbetspartner med bra system och rutiner för att nå kunderna i flera olika kanaler, säger verkställande direktör Erling Bortne.

Som regionalt vägtullsbolag ska BPS Nord i utgångsläget inte tjäna pengar – deras roll är i stället att finansiera vägtullsprojekt i landets nordligaste fylken.

– För att finansiera dessa projekt behöver vi intäkter, och de intäkterna kommer från bompassager. Från och med 2022 skedde en förändring då det beslutades att vi endast ska fakturera fullprispassager, alltså de utan AutoPASS-avtal och bombricka. Som en följd av detta har vår fakturavolym minskat kraftigt, eftersom de allra flesta har en bombricka. Då blir det ännu viktigare att de fakturor som skickas faktiskt blir betalda.

Naturligt att anlita en professionell aktör

För att säkra hög effektivitet och hög lösningsgrad har BPS Nord alltid anlitat externa aktörer för att hantera fakturautskick och inkassokrav.

– Faktura och inkasso är tjänster som jag menar är naturliga att hämta från professionella aktörer. Du ska ha stenkoll på regelverket och ramarna runt omkring, du måste ha bra system och du måste bygga solida processer för att säkerställa att pengarna blir betalda, kommenterar Bortne.

År 2019 ingick vägtullsbolaget ett avtal med Fair om utskick av fakturor, och året därpå inkluderades även indrivning av utestående krav i avtalet. Men det var först efter att Fair hade slagit ut flera stora konkurrenter.

– Vi omfattas av lagen om offentlig upphandling och skickade därför ut uppdraget på anbud. Fair visade sig vara mycket konkurrenskraftiga, trots att de vid den tiden var ett ganska nystartat företag, säger Bortne.

– Det var möjligen ett vågspel att satsa på en så liten aktör, men alla har ju varit små någon gång. Fair hade rätt kompetens, erfarna medarbetare och en bra kostnadsnivå. De var också väldigt ”på hugget”, och det är något vi värdesätter.

Ett skickligt kundcenter

Fyra år efter starten är Bortne och BPS Nord mycket nöjda med partnerskapet de byggt upp med Fair.

– För det första ligger de långt framme när det gäller teknik och innovation. De har bra system som fungerar väl tillsammans med våra andra system, och en överskådlig portal som gör det enkelt att ta ut statistik, bearbeta informationen och följa upp våra kunder. Dessutom kan de allt det processuella kopplat till inkasso, lagstiftning och så vidare, och de har ett mycket skickligt kundcenter med starkt fokus på att hjälpa kunderna, motiverar Bortne.

Av miljöskäl vill BPS Nord begränsa antalet pappersfakturor, och Fairs fokus på att nå kunder i digitala kanaler ligger därför väl i linje med bolagets målsättningar.

– Fair följer med i de förändringar som sker i branschen, men ser samtidigt till att hålla alla möjligheter öppna. Bilister som passerar bomstationer är ju ett tvärsnitt av befolkningen, och då finns det naturligtvis en del som inte är så digitala.

Alltid tillmötesgående

Som en naturlig del av samarbetet har BPS Nord regelbundna möten med Fair där de tar upp frågeställningar, framför nya önskemål och sätter nya förväntningar.

– Vi är beroende av att vara en organisation som kan ställa om snabbt när ramvillkor och förutsättningar ändras, och då måste vi också kunna kräva detsamma av våra partners. Jag upplever att Fair är duktiga på att sätta sig in i våra behov och komma med snabba och bra lösningsförslag. De är alltid tillmötesgående när vi behöver förändringar eller ytterligare information, kommunikationen mellan oss är god och de gör hela tiden små justeringar och förändringar för att förbättra sig, säger Bortne.

Och kanske viktigast av allt:

– De har en god dialog med kunderna och följer upp dem som inte betalar på ett förnuftigt och bra sätt. De hittar lösningar som kunderna kan leva med, och det är ju i grunden det vi vill: En leverantör som tar väl hand om kunderna och ser till att så många som möjligt gör rätt för sig.