På grund av neddragningar har Certas Energy Fuels AS inte längre kapacitet att själva följa upp och påminna sena betalare. Nu har Fair fått uppdraget att ta hand om bolagets relation till kunder som är skyldiga dem pengar.

Esso Energi, som opererar under namnet Certas Energy Fuels AS, är en totalleverantör av diesel, bioeldningsolja och HVO 100 till den norska privat- och företagsmarknaden. Från Essos huvudlager i Oslo, Tønsberg, Bergen, Trondheim och Fredrikstad betjänar företaget kunder i stora delar av Norge genom ett brett nätverk av distributörer.

Sedan starten 2002 har Certas Energy Fuels AS fokuserat på att skapa och vårda långsiktiga relationer med sina kunder. Därför har de skött de flesta funktioner som rör kundkommunikation in-house, inklusive fakturering och uppföljning av betalningar.

– Tidigare skötte vi alla påminnelser och uppföljning själva. Vi har haft väldigt tät och personlig uppföljning av kunderna och har nog varit väldigt snälla mot dem. Nu har vi dragit ner på personalen och har inte längre kapacitet att ta hand om detta själva, berättar Anne Sakseide Svendsen, Project & HR Manager på Certas Energy Fuels AS.

Var skeptiska till vanliga inkassobyråer

På grund av de begränsade resurserna internt behövde Certas Energy Fuels AS hitta en partner för inkasso, men Svendsen medger att de var skeptiska till att vända sig till ett vanligt inkassobyrå.

– Branschen har ju ett rykte om sig att inte ha någon personlig relation till kunderna, så vi var oroliga för att outsourcingen skulle gå ut över våra kundrelationer. Vi har många kunder i hög ålder, och för dem är en god kundrelation väldigt viktig, förklarar hon.

Efter att ha utvärderat aktuella partners för betalningspåminnelser och inkasso föll valet till slut på Fair.

– Vi gillade Fairs värderingar och deras rättvisa förhållningssätt till kunderna. Vi vill lära våra kunder att betala i tid utan att det blir en dålig upplevelse, och det kräver en hårfin balans. Vi vill inte förlora pengar, men vi vill inte heller att våra kunder ska gå i konkurs på grund av 2 000 kr i avgifter på en faktura som ursprungligen var på 500 kr.

Övertygade av goda tekniska lösningar

Svendsen berättar att alla aktörer hon mötte talade om vikten av hög lösningsgrad i sina inkassoärenden, men få hade värderingar som motsvarade Fairs – om vikten av att hitta en bra kommunikation med kunderna och behandla dem väl.

– Det som gjorde att Fair stack ut var att de kunde backa upp dessa värderingar med tekniska lösningar som gör hela processen enklare – både för oss och för våra kunder, påpekar hon och hänvisar bland annat till Fairs kundportal.

Denna portal gör det möjligt för kunder att kontrollera alla detaljer i sitt ärende utan att behöva ringa kundservice och erbjuder en direkt kommunikationskanal mellan Certas och Fairs kundhandläggare.

– Vi har också satt upp en integration mellan deras system och Visma, så att vi kan sköta det allra mesta i våra egna system. Vi går igenom vilka kunder som ska påminnas, bekräftar detta i integrationen och därefter förs de över till Fair. Lösningen är användarvänlig och gör saker väldigt enkla för oss som företag, säger Svendsen.

– Kände verkligen att vi blev prioriterade

Certas Energy Fuels AS tog i bruk Fairs lösning i juni 2021, och Svendsen har därför ännu begränsad erfarenhet av systemet. Ändå är hon imponerad av processen och tidslinjen från att avtalet ingicks till att lösningen var integrerad i deras egna system.

– Fair har en väldigt bra IT-partner som hjälpte oss att sätta upp allt och gav oss mycket god uppföljning. Allt testades noggrant, och om något inte fungerade vände de snabbt och följde upp oss omedelbart. Vi hade närmast en hotline till dem när vi behövde hjälp och kände verkligen att vi blev prioriterade under uppsättningen, berättar hon nöjt.

Även om partnerskapet med Fair fortfarande är i ett tidigt skede har Svendsen fått ett mycket gott första intryck. Nu ser hon fram emot att se hur samarbetet utvecklas.

– Vi vill göra betalningsprocessen så enkel som möjligt för alla våra kunder – från stora transportföretag till bonden som hellre lägger sin tid på att arbeta i skogen än på att betala fakturor, avslutar hon.